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「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

2021-10-14 本站作者 【 字体:

我们日常工作中,不仅自己需要对各项数据和信息进行统计,更多时候要完成上级和领导会安排不同的分析任务:

IT数码销售经理冲刺业绩,要对本季度的销售情况按地区、产品、销售数量、价格进行各项维度统计分析,以便确定下一季度重点推广的商品,完成销售任务。

HR进行人才盘点,需要对公司各部门员工信息进行汇总整理,统计每个部门占总人数的百分比;员工各个年龄段的人数和占比;各部门大专、本科、硕士和博士人数和占比等。

销售主管需要找到快速实现对销售员的业绩汇总、业绩占比和业绩排名的方法。

如果找到专业数据分析师,他会告诉你要用 Sum、sumif、sumifs、countif、countif、Max、Min 等函数来完成以上数据分析任务。那问题来了:难道人人都需要花几个月的时间去学习函数公式?

这里,推荐一个非常实用功能就可以轻松解决以上难题。

钉钉表格最新发布「数据透视表」功能,即使不会编写函数公式,也可以帮助你利用表格高效完成数据统计及分析。

「数据透视表」是一种交互式的图表,使用时根据需要对各类数据维度进行划分,通过快捷地「选择」、「拖动」各类数据维度进行不同的重组,轻松快速搞定分类汇总、多维展现、交叉分析,拿到想要的数据分析结果。

「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

接下来举个案例:IT数码销售经理接到老板需求,希望了解最近的销售情况和员工的表现。于是销售经理使用钉钉表格「数据透视表」功能,过统计不同区域门店的销售明细表,找到以下两个分析目标:

统计按不同区域查看不同产品的销售总额;查看新入职的销售员「小钉」个人销售总额;/ 01 /准备需要分析的数据源表

首先,准备好想要分析的数据,可以是从后台导出的数据明细,也可以是手动录入的数据记录,需要保证:

数据源首行,不能有空行;数据源至少包含 2 行;数据源中不能有合并单元格;「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲ 整理需要统计时间内的销售明细数据

/ 02 /插入数据透视表

这时候,选中已经整理好的数据源任何区域,点击「插入-数据透视表」功能入口:

「顶部栏-插入-数据透视表」;「工具栏-数据透视表」;

点击展示「创建数据透视表」弹窗,你可以:

确认数据源:钉钉表格会自动识别你可能需要分析的数据源区域,你可以手动修改;选择透视表插入位置:当前工作表,还是新建工作表;我们一般选择新建工作表;点击「确定」,即可看到一个空的数据透视表和右侧的配置面板;「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲ 选取数据,点击「插入-数据透视表」功能入口

/ 03 /数据透视表界面介绍

接下来,介绍透视表界面的构成:

左侧占位图:透视表的默认展示位置,在生成透视表之前,用黑白图占位;右侧配置菜单:字段列表:数据源中的字段,将被自动提取展示在列表,用于后续的「分类汇总」;透视表区域:将字段列表中的字段,添加到对应区域,即可形成透视表结果;「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲ 清晰的界面分布,第一次使用也能快速上手

/ 04 /配置数据透视表,拿到分析结果

这时候就可以开始配置数据透视表,完成数据交叉分析,轻松统计到老板想要的结果。再教给大家一个「万能分析思路」,所有的数据透视表分析,都回归到 3 个问题:

想要分析什么数据?——字段添加到「透视表-值区域」想要按什么维度分析?——字段添加到「透视表-行/列区域」想要按什么类型筛选?——字段添加到「透视表-筛选器」

所以,根据老板的要求,可以确定:

想要分析什么数据:销售金额,对应数据源中「金额」字段;想要按什么维度分析:不同区域,即「区域字段」;不同产品,即「产品名称」;想要按什么类型筛选:「小钉」属于「销售员」;

那么,我们接下来只要:

把「金额」,添加到「透视表-值区域」;把「产品名称」和「区域」,添加到「透视表-行/列区域」;具体是行还是列,完全看表格展示的美观度,一般我们都添加到「行区域」;把「销售员」添加到「筛选器」字段;「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲ 把不同字段,添加到「透视表-值区域」

「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲ 轻松得到了统计的结果

/ 05 /透视表筛选和排序

另外,还可以在已经生成透视表基础上,进行「筛选」和「排序」操作,其中「排序」可以选择「排序依据」;

「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲满足不同的分析需求

/ 06 /透视表的刷新

当数据源发生更新和修改时,还需要重新操作一次吗?答案是不需要!使用钉钉表格「数据刷新」功能,就可以轻松更新数据。支持手动刷新和自动刷新两种方式,默认是手动刷新。

「使用技巧」 你们要的「数据透视表」,TA来了

▲ 数据源更新,也不需要重新操作

通过简单几分钟的操作,就可以完成老板需要的数据结果。数据分析是工作中经常遇到的任务,利用「数据透视表」足够应付大部分数据分析任务,即使不会编写函数公式,也可以完成数据分析工作。

4亿用户,1700万组织,都在使用钉钉。

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